共青团环境与市政工程学院委员会档案管理制度

共青团环境与市政工程学院委员会档案管理制度

　　一、档案的分类

　　文件类、会议记录类、各部门干部档案类、工作计划及活动内容类、工作总结类、奖惩记录类、院团委主办的各种简报、期刊底稿和其它有保存价值的各种资料等。

　　二、档案的收集

　　    （1）各部门在每学期工作伊始都应向书记处递交一份学期工作计划。

　　    （2）活动档案的收集：

　　         ① 部门活动申请，包括活动目的、策划及经费预算。 

　　         ② 有关各部门活动资料包括节目单、照片等各种文字与图象资料。

　　         ③ 活动结束后由主管部门及时写出工作总结,并将以上材料在活动结束一周内交与分团委办公室归档。

　　（3）工作档案的收集：  

　　        ① 建立院团委工作目录，按日期顺序记录，并标上详

　　细内容所在有关档案的页码。 

　　        ② 各部门建立工作日志。工作日志作为部门工作档案保存，各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详细地加以记载，分管常委定期检查并将重大事项列入工作目录。 

　        　③ 团学办公室负责院团委内部会议记录及其他部门会议记录的统一管理、存档。

　　三、档案的整理

　　（1）收集的零散资料必须立即进行整理，按档案内容进行分类。

　　（2）档案整理的原则是：必须保持文书资料之间的历史联系，充分利用原始资料的基础，便于管理和使用： 

　　        ① 由团委办公室每两周进行清理和检查，如有遗失或残缺应立即汇报并进行补救，对于事故的负责人视轻重给予处罚。

　　        ② 借阅档案必须有证明，没有证明的一律不得借阅。借阅档案必须进行登记，登记时应注明姓名、部门、职务、借阅的内容和时间等。各部借阅必须遵守“从哪里取，放回哪里”的原则，借阅归还后立即注销。

　　        ③ 任何人不得擅自修改档案内容或破坏档案。

　        　④ 档案资料属学院团委所有，未经许可不得外借