校属各单位：

　　根据《高等学校档案工作规范》、《华北水利水电大学档案管理办法》(华水政【2014】160号) 和《华北水利水电大学荣誉档案管理暂行办法》（华水政【2018】232号）的相关要求，2019年档案归档工作即日起开始。为做好学校归档工作，现将有关事项通知如下：

　　一、时间安排

    档案归档时间为2020年9月21日至2020年11月30日。

　　二、归档范围和归档要求

　　（一）归档范围

　　2019年1月1日至2019年12月31日期间，学校党群、行政、科研、教学、外事、资产与设备管理、出版、财会、基建、产品生产与开发等各项工作和活动中产生的具有保存价值的文件材料、图表、照片、声像、实物、荣誉等各种不同形式的载体材料均属归档范围，都应归档。具体归档范围参照教育部《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、省档案局《归档文件整理规则》和《华北水利水电大学档案归档范围和保管期限表》等相关标准执行。

     （二）归档要求

　　（1）保证归档文件材料收集完整齐全，兼职档案员在整理过程中要逐件检查，确保文件材料的原件归档，杜绝使用复印件。

　　（2）文件材料以件为单位装订，不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏，不要缺项、漏项。

　　（3）归档文件要打印《归档文件目录》和《档案移交目录》，各一式两份，将文件材料按顺序排列清楚，要求归档文件目录和纸质归档材料顺序内容一致。在移交纸质文件材料的同时需提供相应的电子版《归档文件目录》。文件材料移交时严格履行交接手续，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

　　　各归档部门请组织本单位人员，认真梳理本单位在各项工作中形成并办理完毕的文件、材料，将其中有凭证作用、有保存价值的材料交本单位兼职档案员。兼职档案员参照《华北水利水电大学档案归档范围和保管期限表》中本单位归档范围认真收集文件材料。各单位兼职档案员有变动的，请填报更换人员信息及单位意见，加盖单位公章后报送学校档案馆。2020年档案归档工作结束后，学校档案馆要进行统计、总结，对该项工作中表现突出的单位和兼职档案员给予表彰。对于归档中存在的疑难问题，可与档案馆工作人员联系。

         联系地址：图书馆东配楼三楼3040档案收集室

   Email:hsdag@ncwu.edu.cn

        特此通知        

             附件1各单位档案归档整理流程.docx          

              附件2华北水利水电大学归档文件目录.doc

              附件3华北水利水电大学档案移交目录.doc

　　　                                                                                                                                                         　   图书馆（档案馆）

　　                                                                                                                                                   2020年09月21日