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关于做好2024年档案归档工作的通知

校属各单位:

加强学校档案管理工作,强化档案收集力度,确保归档各类材料的齐全、完整,更好地服务于学校中心工作,记录学校发展历程,根据《高等学校档案工作规范》《华北水利水电大学档案管理办法》的相关要求,2024年档案归档工作即日起开始。现将有关事项通知如下:

  一、时间安排

档案归档时间为2024325日至6月28

  二、归档范围和归档要求

 (一)归档范围

20231月1日至202312月31日期间,学校党群、行政、科研、教学、外事、资产与设备管理、出版、财会、基建等各项工作和活动中产生的具有保存价值的文件材料、图表、照片、声像、实物、荣誉等各种不同形式的载体材料均属归档范围,都应归档。具体归档范围参照教育部《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》、省档案局《归档文件整理规则》和《华北水利水电大学档案归档范围和保管期限表》等相关标准执行。

(二)归档要求

  1.保证归档文件材料收集完整齐全,兼职档案员在整理过程中要逐件逐页检查,确保文件材料的原件归档,杜绝使用复印件

2.文件材料以件为单位装订,不要把属于一内容的档案材料分割开或遗漏,不要缺项、漏项跳项保证材料的完整性和有序性。

3.归档文件材料统一形成《归档文件目录》和《档案移交目录》,打印成纸质版,加盖单位公章,各一式两份,将文件材料按顺序排列清楚,要求归档文件目录和纸质归档材料顺序内容一致。

4.向档案馆移交纸质文件材料的同时需提供相应的电子版《归档文件目录》和《档案移交目录》,可通过微信等发送电子版至档案馆负责人员。文件材料移交时严格履行交接手续,交接双方当面检查,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

5.各归档部门请组织本单位人员,认真梳理本单位在各项工作中形成并办理完毕的文件、材料,将其中有凭证作用、有保存价值的材料本单位兼职档案员。兼职档案员参照《华北水利水电大学档案归档范围和保管期限表》中本单位归档范围认真收集文件材料。各单位兼职档案员有变动,新兼职档案员主动加入“华水档案工作群”,进群修改备注为部门+姓名,后附群二维码,各部门兼职档案员主动进群并修改群备注,非兼职档案员主动退群。

6.对于未按时归档的部门,需写出书面情况说明,加盖公章后报送学校档案馆,逾期不交后果由各归档部门负责人和兼职档案员负责。对于归档中存在的疑难问题,可与档案馆工作人员联系。


联系地址:图书馆东配楼三楼3040档案收集室

联系电话:61179307

特此通知



图书馆(档案馆)

2024年3月21日