华北水利水电大学档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为规范学校档案工作，充分发挥档案在教学、科研和管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令，以下简称27号令)、《河南省档案管理条例》以及高等学校档案工作规范，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称档案，是指学校从事招生、教学、科研、生产、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

第三条  学校档案实行集中统一管理的原则，维护档案的完整、准确、系统和安全，便于有效地开发利用。

第四条  学校给予档案工作人员、经费、设备、库房等方面的支持，确保档案工作顺利开展。

第二章  机构设置与职责

第五条  学校档案工作在学校统一领导下，由档案馆负责日常工作，开展各项档案管理工作。

第六条  学校专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第七条  校属各单位行政负责人（党务部门为部门负责人）负责本单位的档案工作，并设兼职档案员1名。

第八条  学校每2年召开1次档案工作会议，总结和部署学校档案工作，表彰优秀档案工作者。

第九条  学校档案馆履行下列职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作制度，监督、指导和检查执行情况；

（三）接收(征集和抢救)、整理、分类、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作，为学校各项工作服务；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动;

（十）完成学校交办的其他工作。

第十条  校属各单位应当建立和完善档案归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内。做到每项重要的教学、科研、生产、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第三章  档案分类与归档

第十一条  学校文件材料实行分类归档。

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。

（十二）其它类：归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、光盘、录像(录音)带等各种载体形式。归档的文件、材料应质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。

第十二条  档案应当按照时间要求归档。

（一）各职能部门档案应当在次学年6月底前归档；

（二）各教学科研单位档案应当在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后2个月内归档，基建类档案应当在项目完成后3个月内归档。

第十三条  凡由本校与其他单位分工协作完成的项目，学校应当保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应当将复制件送交学校档案馆保存。

第十四条  学校教职工个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定移交校档案馆集中管理，任何个人不得据为已有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案馆可以通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向学校档案馆捐赠珍贵档案的，学校予以奖励。

第四章  档案的移交、接收与管理

第十五条  校属各单位应当建立健全文件材料的归档制度。兼职档案人员应当按照档案法规，负责把本部门、本单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料按期分类、整理、立卷、归档，定期向学校档案馆移交。

第十六条  干部调动工作时，应当将其经办或者暂存的应归档的文件材料移交给本单位档案管理人员，不得擅自带走。

第十七条  学校档案馆接收的档案、案卷质量，应当符合下列要求：

（一）应归档的文件材料齐全完整；

（二）文件材料按其内容的联系，合并整理立卷；

（三）归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类、整理、立卷。案卷标题确切，便于保管利用；

（四）校属各单位兼职档案员在与学校档案馆办理交接档案手续时，应当将档案目录清单与档案清点校对正确，并履行签字手续。

案卷质量不符合前款要求的，学校档案馆不予接收。

第十八条  学校档案馆对接收的档案进行分类、编号和排列。对保管期限已满的档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，在征得有关部门的同意后，造册报请校领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第五章  电子公文归档

第十九条  电子公文是指上级通过网上传输的文件资料和校属各单位通过学校办公信息系统处理后形成的具有规范格式的学校文件、内部请示（报告）、情况简报及部分职能部门的文件等。

第二十条  电子公文形成单位应当指定专人负责本单位的电子公文归档工作，对电子公文进行收集、整理、归档，并向学校档案部门移交。

第二十一条  电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档，划定保管期限。

第二十二条  具有永久和长期保存价值的电子公文和上级来文中针对学校的指令性、指导性文件以及涉及学校的奖罚文件、重要的请示与批复等，电子公文与纸质文件应当同时归档。

第二十三条  下列具有有效凭证作用的原始文件资料，应当有纸质档案归档：

（一）历年的新生录取花名册；

（二）学生成绩及其他学籍资料；

（三）毕业证；

（四）学位证号登记；

（五）转学、休学、退学手续；

（六）学生奖、惩资料；

（七）财务账簿、记账凭证；

（八）土地使用证；

（九）房屋产权证；

（十）其他由学校档案馆认定应当保存有纸质档案的文件资料。

第二十四条  电子公文的归档应当与纸质档案同步进行。归档责任单位应当按照有关规定一式三套，与同套纸质档案一并移交学校档案馆。

第二十五条  学校档案馆归档的电子公文应当按照档案分类方案进行分类、整理、拷贝至耐久性好的载体上，一式三套。一套封存保管，一套异地保管，一套提供使用。

第二十六条  需要永久和长期保存的电子公文应当在每一个存储载体中同时存有相同的符合规范要求的机读目录。电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应当与相对应的电子公文一同保存。

第二十七条  超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。

第六章  档案的借阅与统计

 第二十八条  档案借阅应当符合下列要求：

 （一）借阅一般档案材料的，应当填写借阅登记卡后方可查阅；

 （二）调阅机密或者重要档案的人员，应当经学校保密委员会批准，办理借阅手续后方可查阅；

 （三）外单位人员借阅档案，应当持本单位介绍信及本人身份证，经学校档案馆馆长批准后，填写借阅登记卡方可查阅。查阅档案时仅限于在指定阅览室内查阅或者摘录，一律不准借出；

（四）查阅档案的人员，对所查阅的有关机密，不准向无关人员外传、谈论；

（五）借出和归还案卷时，档案管理人员和借阅人员确认无误后方可办理借出或者归还手续。

第二十九条  学校档案馆指定专人负责档案统计工作。

（一）对档案的收进和移出，全宗和案卷质量、档案的利用情况等进行统计；

（二）按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第七章  档案库房管理

第三十条  学校档案库房、档案装具及其钥匙统一编号。平时档案库和箱柜应当加锁，工作人员不得随身携带库房、箱柜钥匙。

第三十一条  学校档案馆负责对室藏档案和资料保管情况定期检查，每年进行1次彻底清查。核对目录与档案，发现档案破损、虫害变质、遗失等情况，应当及时报告，查明原因，采取有效补救措施。

第三十二条  新入室的档案，借出、归还的档案和新启用的档案装具，应当消毒后再入库。

第三十三条  学校档案馆建立档案库房的温湿度管理制度，按时测量、记录温湿度，掌握变化规律，对不适宜的温湿度要采取措施及时调节，使库房内温度控制在14℃—24℃，标准相对湿度45％—60％之间。

第三十四条  学校档案馆应当做好防火工作，安装防火、灭火设备，并定期维护，不准在档案库房内吸烟和存放易燃易爆危险物品；严密控制电源、火源，不准在库房附近燃火。

第三十五条  档案库房应当定期清扫，放置必要的驱虫、防霉药剂，库房内禁止堆放杂物，保持库房整洁、无虫、无霉。

第三十六条  学校档案馆应当采取措施，避免阳光直接射入库房。库房内照明应当采用白炽灯或者经防紫外线处理的日光灯。

第八章  档案工作考核

第三十七条  学校档案工作实行“三纳入”，即纳入学校各单位的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第三十八条  学校将档案工作作为校属各单位年终考核的内容之一，未按时完成档案归档工作的单位（个人）不得评为优秀。

第九章  附  则

第三十九条  本办法自印发之日起施行，《华北水利水电学院档案管理办法（修行）》（华水政〔2009〕153号）同时废止。

第四十条  本办法由学校档案馆负责解释。