校属各单位：
根据《高等学校档案工作规范》和《华北水利水电大学档案管理办法》(华水政【2014】160号)的相关要求，2016年度文件材料归档工作即日起开始。为做好学校2016年文件材料归档工作，现将有关事项通知如下：
一、时间安排
2016年3月28日至2016年12月31日。具体时间要求按《华北水利水电大学档案管理办法》(华水政【2014】160号)，第三章第十二条：
1. 各职能部门档案应在2016年6月30日之前完成归档；
2. 各教学科研单位档案应在2016年12月31日前完成归档；
3. 科研类档案应在项目完成后2个月内完成归档，基建类档案应在项目竣工后3个月内完成归档。
4. 财会类档案在会计年度终了后，可暂由财会部门保管1年，期满后移交学校档案馆归档。
二、归档要求
为了保证学校各类文件材料的收集、归档工作顺利进行，请各单位档案工作的负责人督促并支持本单位兼职档案工作人员做好如下工作：
1．请组织本单位人员，认真梳理本单位在2015年度各项工作中形成并办理完毕的文件、材料，将其中有凭证作用、有保存价值的材料(包括2015年以前应该归档没有归档的)交本单位兼职档案员。请组织兼职档案员参照《华北水利水电大学档案归档范围和保管期限表》中本单位归档范围认真收集文件材料。档案工作负责人及兼职档案工作人员有变动的单位，请填报更换人员信息及单位意见，加盖单位公章后，一式两份报送学校档案馆。同时认真做好新、老兼职档案员的交接和新任兼职档案员的业务指导工作，以便按时、保质地完成2015年度材料的整理、移交工作。
2. 归档范围为2015年1月1日至2015年12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、资产与设备管理、出版、财会、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。归档范围参照教育部《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、省档案局《归档文件整理规则》和《华北水利水电大学档案归档范围和保管期限表》等相关标准执行。
3.保证归档文件材料收集完整齐全，兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏，并按时移交学校档案馆。确保文件材料的原件归档，杜绝使用复印件代替。归档的文件材料实行双套制归档方法，即归档材料载体包括纸质材料和相应的电子文件材料（如照片、光盘、磁盘等），同一文件两套载体一同归档。
4.归档文件要打印《归档文件目录》和《档案移交目录》，各一式两份，将文件材料按顺序排列清楚。在移交纸质文件材料的同时需提供相应的电子目录和文件，并要求目录、内容、排列顺序完全一致。文件材料移交时严格履行交接手续，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
各单位兼职档案人员按照档案馆的相关要求，认真做好本单位各类文件材料的归档工作。对于归档中存在的疑难问题，可与档案馆工作人员联系。
2016年文件材料归档工作结束后，学校档案馆要进行统计、总结，将结果在全校公示。对该项工作中表现突出的单位和个人给予表彰，对工作不力没有按要求完成本单位文件材料归档工作的单位和个人，提出限期整改或批评。按照学校相关规定要求，对在2016年文件材料归档工作中工作不力，造成该单位归档不及时、不完整等严重影响的单位和个人，年终考核不得评优。
本通知学校档案馆负责解释。
联系人：董延延、庞斌、刘璐
联系电话： 69127609
E-mail:dag@ncwu.edu.cn
特此通知
附件：各单位档案归档整理流程
校长办公室 档案馆
2016年3月28日
附件： 各单位档案归档整理流程
一.整理流程如下：
收集文件材料—→分类整理—→文件材料以件为单位装订—→文件材料排序标号—→下载打印《归档文件目录表格》—→下载打印《档案移交目录表格》—→文件材料移交至档案馆
二.注意事项：
1.收集需要移交的文件材料。确保文件材料的原件归档，杜绝使用复印件代替。缺少电子版的档案应注明。
2.归档材料用采用质量较好纸张打印，要求字迹清晰，不应采用劣质纸张。
3. 文件材料以件为单位装订，在文件左上角用不锈钢钉书钉装订，或用曲别针、夹子装订。
4. 文件排序标号是指在兼职档案把归档的文件材料按类别、按时间编号。一个部门一个流水号，并在文件右上角用铅笔标号。格式为：1，2，3，……。
5. 页号：填写每份文书材料的起始页号，一份文书材料每页在右下角用铅笔标页号。格式：1，2，3……。
6. 日期：填写形成文书材料的年、月、日。公布性文件或法规性文件，可填写通过或批准、公布日期。没有日期的文书材料应考证清楚后填写。格式为：20130209 。
7.归档文件要打印《归档文件目录》，和《档案移交目录》，各一式两份，将文件材料按顺序排列清楚。在移交纸质文件材料的同时需提供相应的电子目录和文件，并要求目录、内容、排列顺序完全一致。（表格可在档案馆网站下载）
8.最后档案移交并办理交接手续。
