华北水利水电大学
关于“河南省档案局对部分省管医院、省属高校开展档案行政执法监督检查”的自查报告
华北水利水电大学档案馆在河南省档案局、档案学会的业务指导下，在校党委、校行政的正确领导下，认真学习和贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》和《河南省档案管理条例》等文件指示精神，努力强化广大师生的档案意识，加强档案基础设施建设、人才队伍建设、制度建设、档案资源建设和档案信息化建设，认真做好档案收集、保管、利用等工作，采取多种措施确保档案资源不流失、档案原件不损毁、档案内容不泄密。
按照河南省档案局《关于对部分省管医院、省管高校开展档案行政执法监督检查的通知》（豫档文[2016]51号）要求，我校档案馆积极响应，及时向校领导汇报。学校高度重视，指示档案馆按照通知精神，积极准备、精心自查、认真总结。本着实事求是的工作态度，不回避存在的问题，做好整改工作。学校档案馆按照通知要求和领导指示，主要就近年来档案保管情况、档案利用工作、档案库房安全等三方面进行自查。现将自查情况汇报如下：
我校档案工作的现状
档案馆概况
我校档案馆于2006年在学校档案室基础上成立，现有工作人员6名，其中正高级1人、副高级1人、中级1人，档案学专业硕士1人，其他专业硕士3人。档案馆内设文书档案室、科技档案室、技术编研室和档案信息化中心等四个科室。档案库房2个，面积180平方米，档案查阅利用室、文件材料归档室、档案数字化加工室、办公室等共有4间。学校为档案馆配备有空调、加（去）湿机、红外线监控器、干粉灭火器、电脑、服务器、打印机、复印机、扫描仪和档案管理软件等软硬件设施设备。到目前，学校档案馆馆藏各类档案（不包括人事档案、学生档案和声像类档案）共计45000件（卷）。
近年来开展的主要工作
2013年5月，学校档案馆以学校成功更名大学为契机，首次面向广大师生、海内外校友和社会各界开展了学校历史档案材料的征集活动，共计收到有价值的档案材料160件。
2013年7月，学校通过了《华北水利水电大学档案信息化建设方案》，2014年9月启动了第一期档案数字化加工外包项目（主要是文书类档案），目前项目已基本完成，正在准备最后的收尾验收工作。第二期档案数字化加工外包项目（主要是基建类档案），正在准备阶段。档案信息化建设工作的开展，有效地保护了档案原件，大大提高了工作效率，提升了档案管理水平。
学校档案馆分别于2009年和2014年两次修订了《华北水利水电大学档案管理办法》，制定颁布了《华北水利水电大学重大活动档案管理办法》、《华北水利水电大学档案工作先进集体和先进个人评选办法》，还制定了《华北水利水电大学档案安全管理制度》、《华北水利水电大学档案库房安全管理规则》、《华北水利水电大学档案工作保密制度》等一系列规章制度，并于2016年3月编印了《华北水利水电大学档案工作制度汇编》，使学校档案工作有法可依、有章可循。
2012年学校将档案馆新馆建设，列入龙子湖校区图书信息中心建设项目中考虑。档案馆新馆位于图书信息中心的东配楼2-4层，面积1612平方米，其中包括档案库房、档案技术用房、查阅利用用房和办公用房。结合新馆建设工作，学校先后召开校长办公会和党委会研究批准了《学校档案馆智能化建设项目》、《档案库房高压细水雾灭火系统建设项目》、《学校档案馆新馆装修装饰建设项目》和《学校档案库房档案柜架建设项目》，目前已经完成了项目招标准备工作，预计在2017年5月底前完成。届时，我校档案馆在馆舍面积、功能布局、文化环境、软硬件设施设备等方面将大幅度改观。
学校于今年3月28日，隆重召开了建校65年来的第一次档案工作会议。分管档案工作的副校长王天泽主持会议，校长刘文锴出席会议并作了重要讲话，学校各单位负责人和兼职档案员等160人出席会议。会议表彰了近年来档案工作先进集体和先进个人，会议总结了近年来学校档案工作，提出了学校“十三五”档案工作的基本设想和建设目标。这次会议进一步强化了学校全员档案意识，增强了档案工作者努力档案工作的使命感和责任感，提振了档案工作者奉献学校档案事业的信心。为学校“十三五”乃至今后相当长的时期档案工作规划了蓝图，指引了方向，给出了方法，对学校档案工作具有深远的影响和里程碑意义。
自查的主要情况汇报
1.档案保管情况
按照《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校教学文件材料归档范围》的要求，编辑制定了《华北水利水电大学档案实体分类办法和归档范围》、《华北水利水电大学各单位应归档文件材料目录及保管期限》、《华北水利水电大学立卷归档管理规定》、《华北水利水电大学档案接收管理规定》和《华北水利水电大学文件材料立卷归档流程》。学校馆藏档案分为党群、行政、教学、科研、设备、产品、基建、外事、财会、出版、声像、实物等十二大类，共计45000件（卷）。近年来，学校各类档案基本达到收集齐全完整、整理规范、归档及时、按类存放、妥善保管。档案的移交建立了完备的交接手续，归档文件完整、准确。在档案整理工作中案卷质量严格按国家标准执行，目录与档案实体名称一致，案卷格式规范、统一，符合国家规范和标准要求。2003年，学校购置了密集档案架，解决了库房面积不足的问题，大大提高了库存率，在河南省高校具有领先水平。
按照《华北水利水电大学档案管理办法》的要求，每年3月份对学校文件材料归档工作进行部署，6月底前管理部门完成归档工作，并进行档案整理编目、入库上架工作；12月底之前各教学科研单位完成文件材料归档工作并整理上架，财会档案在财务处存放两年后归档。今年上半年学校各管理部门的2015年度文件材料归档整理上架工作已经完成，共计3738件（卷）。教学科研单位2015年度的文件材料归档工作，按照学校相关文件规定，应在今年12月底完成。
2.档案利用工作
近年来，学校档案馆制定了《华北水利水电大学档案查（借）阅及利用制度》和《华北水利水电大学档案工作保密制度》，认真履行档案借阅利用审批手续，认真填写查（借）阅登记簿。学校在档案利用工作中开展了多种形式的档案咨询服务和利用工作，档案馆已经成为我校档案的保管基地和利用中心。在学校新校区建设、本科教学评估、学校更名、专项审计及省委专项巡视等重大工作中，学校档案馆均提供了大量而及时的档案查阅利用服务，为学校中心工作的顺利开展发挥了档案应有的作用。近年来，在档案查阅利用的日常工作中，学校档案馆年均接待前来查阅利用者1500人次，为学校教学、科研、管理和后勤等各项工作，学生就业或深造、校友学历学位认证提供了重要的参考和凭证，为学校各部门和广大校友提供了优质的查阅利用服务，深受广大师生和校友的一致好评。
3.库房安全情况
学校基本实现了档案管理的办公、利用、库房三分开。库房配备了温、湿度计、灭火器、空调机、加湿器、去湿机、监控器和吸尘器等设施设备，采取了防火、防盗、防高低温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等八防措施，实现了档案实体安全基本保证。
存在的主要问题
1.华北水利水电大学自1951年在北京建校至今已有65年的办学历史，三次搬家、四易校址，历史遗留问题的存在，致使学校早期档案缺失比较严重。目前馆舍面积严重不足，尚未完全实现集中统一保管，比如人事档案保存在人事处，学生档案保存在学生处，部分基建档案保存在基建处，声像档案保存在现代化教育技术中心。
2. 档案管理的办公、利用、库房没有完全实现三分开。
3.档案利用场所监控设施落后老化严重。
4.档案库房一些设施设备老化严重，库房温湿度无法严格符合国家规定。
5. 档案出、入库登记制度还需进一步完善并严格执行。
整改措施
以突出业绩强化全员档案意识
档案意识的强弱，直接影响到档案工作的好坏。强化档案意识是做好档案工作的前提和一项不能松懈的长期性工作。档案馆首先要树立“为党管档、为校守史，围绕中心、服务大局”的档案工作理念，以“舍我其谁，勇于担当”强烈的使命感、责任感，以“勤奋严谨、只争朝夕” 的工作态度理性思考学校档案工作面临的困难和发展机遇，克服困难、抢抓机遇。特别是，要做好新馆建设、人才队伍建设等当前最重要的工作。做出广大师生满意、领导认可、档案界有影响的业绩，让华水档案馆成为学校的一个亮点，人人都想来档案馆看看。到那时，学校广大师生的档案意识就自然强了，就不愁没人关注、关心和支持档案工作了。
完善档案管理工作规章制度，确保档案的安全
借鉴兄弟档案馆的先进经验和做法，结合我校档案工作实际，进一步制定和完善学校档案管理制度体系。比如档案出入库工作直接关系到档案资源的安全，虽然我们在实际工作中对档案出入库有要求，但没有制定相应的制度。本次检查工作结束后，我们要认真排查已制定出台的档案管理规章制度，尽快查找出制度漏洞，制定或修订并颁布相关的档案管理规章制度，查漏补缺，确保学校档案资源的安全。
加强档案资源建设工作，逐步建设齐全完整的档案资源体系
档案资源建设工作是学校档案管理工作的核心，档案资源的齐全完整是对档案管理工作的基本要求。由于历史原因，学校早期档案缺失比较严重，文件材料归档不完整、不齐全的情况极少但仍有发生。针对上述问题，我们要做好几项工作：一是要在完善规章制度的前提下，严格执行。深入到有问题的部门，做好沟通解释和业务指导工作，必要时该问责的绝不迁就，确保在文件材料归档这一档案资源建设的源头上杜绝缺失。二是要开好每两年一度的全校档案工作会议，大力表彰和奖励先进。用先进集体和先进人物的事迹感召和鞭策后进，促进学校文件材料的收集归档工作进入良性常态。三是要继续做好学校历史档案材料的征集工作，认真落实“口述华水历史，启迪华水发展”活动方案的内容。
以新馆建设为抓手，切实做好档案基础设施建设，实现学校档案馆数字化和档案管理工作规范化
目前，新馆建设的档案馆智能化建设等四个项目正在紧张有序的招标和实施等工作，预计在2017年5月底之前投入使用。届时，我校档案馆将初步实现档案资源智能化、档案库房环境智能化、档案库区安保监控智能化，档案库房采用高压细水雾灭火系统，档案管理软件采用国内最先进的档案管理系统。结合学校档案数字化加工成果，真正实现档案馆数字化目标已指日可待。
规划到“十三五”末，我校档案馆专职档案管理人员达到15人左右，其中档案学、计算机、中文、历史文献学或相关专业人数不少于10人，至少有3人具有博士学位。档案管理制度基本完善，全员档案意识达到较高水平，人人关注档案、人人关心档案、学校给力档案工作将成为常态，学校档案管理水平达到省内领先、国内先进，真正实现档案工作规范化。从而，初步实现档案馆设想的学校档案馆建设目标即：建成以可靠的高素质管理队伍、先进的管理理念、科学的管理制度为软实力，以丰富完整的馆藏档案资源、科学合理的馆舍分布、独具特色的空间文化氛围设计为硬实力和档案管理智能化等为支撑的现代化高校档案馆。
正当学校档案工作即将驶入快速发展轨道的关键时刻，今天很荣幸的迎来了河南省档案行政执法监督检查组，到学校检查指导档案工作。华北水利水电大学档案馆要以这次检查指导为契机，深入领会并虚心接受检查组提出的问题，结合我校档案工作实际和档案馆新馆建设情况，认真研究改进措施。强基础、补短板，加快档案管理工作科学化、规范化、数字化建设。在学校党委和行政的坚强领导下，依靠学校各部门兼职档案员的密切配合，奋发有为地团结档案馆全体干部职工，紧紧围绕学校中心工作，做好优质服务，为学校建设特色鲜明的高水平教学研究型大学，提供坚实的档案信息服务支撑。
真诚欢迎检查组各位领导和专家多提宝贵意见！
华北水利水电大学档案馆
2016年11月15日
