校属各单位：

    为鼓励先进，充分调动广大兼职档案员的工作积极性和创造性，进一步促进我校档案工作发展，更好地为学校建设和广大师生服务，现对2009年度归档工作成绩突出的兼职档案员予以表彰，并对2010年归档工作进行部署。

    一、表彰2009年度优秀兼职档案员

    在2009年归档工作中，各部门兼职档案员工作积极，认真负责，较好地完成了学校的年度归档工作任务，为积累和丰富学校档案资源做出了应有的贡献，经综合评议，现决定对2009年度工作成绩突出的兼职档案员予以表彰，名单如下：

    图书馆张维玲、党委办公室张凤英、工会蒙占雨、教务处杨渝珍、校长办公室刘丽丽、纪委潘松龄、机械学院曹斌、外国语学院冯飞、国际教育学院刘月、宣传部李志国。

    希望以上受表彰的兼职档案员在新年度工作中能够戒骄戒躁，再接再厉，继续完成好2010年的档案工作任务。其他各单位兼职档案员要向优秀档案员学习，在新一年的档案工作中积极努力，争创先进。

    二、2010年归档工作任务安排及要求

    1．时间安排

    （1）党政部门和能按自然年度归档的部门在2010年5月底以前完成立卷归档工作。

    （2）教学部门和能按教学年度归档的部门在2010年10月底前完成立卷归档工作。

    （3）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成并通过鉴定验收后2个月内完成立卷归档工作。

    （4）财会部门在会计年度终了后，可暂由财会部门保管1年，期满后的次年5月底前归档。

    （5）设备、声像、实物档案随时归档。

    （6）全校性重大活动的文件材料，应在完成后的1个月内归档。

    2．工作要求

    （1）各单位兼职档案人员应认真对待归档工作，将本单位2009年度在各项工作活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种载体的文件材料收集齐全、完整，避免各种重要文件材料的遗失。各单位领导要高度重视对本单位重要文件材料的归档，对兼职档案人员的工作要及时进行督促检查和帮助指导。

    （2）归档标准参照《华北水利水电学院档案归档范围和保管期限表》、《高等学校档案工作规范》和国家档案局《归档文件整理规则》等标准执行。

    （3）各兼职档案人员要将收集到的文书类文件材料进行初始鉴定和系统排列。通过初始鉴定，剔出无保存价值的文件材料，并根据学校工作的需要，对需归档的文件材料按照永久、长期、短期划分保管期限。在同一保管期限内，按事由结合时间、重要程度进行排列。

    （4）在移交纸质档案的同时，应将相应的电子文件全文（定稿）一并移交至档案馆，并要求移交目录、文件内容、排列顺序完全一致，各归档单位兼职档案人员在进行档案移交前应对照电子文件仔细检查是否符合要求。

    （5）兼职档案员对归档的文件材料要按要求打印《归档文件目录》和《档案移交表》各一式两份，办好移交手续。

    在2010年的归档工作中，希望各单位兼职档案人员按照档案馆的要求和具体安排，认真做好本单位各类文件材料的归档工作。对于归档中的疑难问题，可与档案馆工作人员联系，联系人：王朝阳，联系电话：69127609。

                                                                      特此通知

                                                                 二○一○年四月十三日