第一章  总  则

        第一条  为规范学校荣誉档案管理，充分发挥荣誉档案的历 史见证、补充佐证、资政襄政的社会作用和教育功能，根据《中 华人民共和国档案法》(以下简称“档案法”)、《高等学校档案管 理办法》(教育部第27号令，以下简称“27号令”)、《河南省档 案管理条例》以及《华北水利水电大学档案管理办法》  (华水政(2014)160号),结合学校实际，制定本办法。

        第二条 本办法所称的荣誉档案，是指学校及其师生在教学、 管理、科研、艺术、体育等各项工作和活动中，集体或个人所获  得的市厅级及以上政府部门或其他部门(包括行业协会)颁发的具有保存价值的各类表彰、奖励的总称。

        第三条  学校对荣誉档案实行集中统一管理。

第二章  荣誉档案的归档范围与要求

        第四条  荣誉档案的归档包括下列范围：

        (一)上级政府颁发给学校的市、厅级及以上荣誉类；

        (二)学校在教学、科研等活动中政府与社会团体颁发的市、厅级及以上荣誉类；

        (三)学校在上级工会、团组织等开展各项竞赛活动中市、厅级及以上获奖类；

        (四)兄弟单位、团体赠送的锦旗、牌匾等；

        (五)教职工个人在进行教学、科研、管理等工作中获得的市、厅级及以上奖项；

        (六)学生个人参加各项活动获得的省部级以上奖项。

        第五条 荣誉档案归档按下列要求进行：

       (一)各类荣誉档案应当在获得后二个月内向学校档案馆移交；

       (二)以集体名义获得的荣誉档案在归档时，应当将文书类 及实物类相关材料的原件统一移交档案馆，由学校档案馆归档保 存。移交时，应当认真填写荣誉档案移交单一式两份，交接双方各执一份备查。

       (三)学校师生以个人名义获得的需归档的荣誉档案，根据 自愿原则，获奖者可以将原件移交档案馆代为保存，或将原件送 档案馆进行扫描处理，电子副本存档案馆，原件由个人保存。移交时，双方应认真填写荣誉档案移交单一式两份，交接双方各执一份备查。

第三章 荣誉档案的管理与利用

       第六条 荣誉档案分为文书类(如相关文件、申报审批材料 等)、实物类(奖状、证书、奖杯、奖牌、锦旗等),其中文书类 材料应当归入学校文书档案类，并与文书档案一样进行整理、归档、编目、上架、保管、利用；实物类荣誉档案单独管理。

       第七条 实物类荣誉档案按下列程序编号：

        (一)实物类荣誉档案按年度、分类别、依据形成时间先后 进行流水编号。荣誉档案编号由一级类目、年度、获奖形式、二级类目、顺序号组成，各部分用“- ”连接。

       (二)一级类目标识采用一级类目名称主词的汉语拼音首字母 “RY”, 即“荣誉”一词的拼音首字母。

       (三)年度标识采用 “XXXX”形成，以获奖年份的阿拉伯数字为代码，如2017年度的即为“2017”。

       (四)获奖形式的设置与标识：分为集体与个人，集体采用“01”,个人采用“02”。

       (五)二级类目的设置与标识采用二级类目名称主词的汉语 拼音字母，分别为“JZ”、 “ZS”、 “JB”、 “JP”、 “JQ”和“QT”,一一对应奖状、证书、奖杯、奖牌、锦旗和其它类。

       (六)顺序号采用“XXX”形式，从001开始流水编号。

        例： RY-2017-01-JB-001 (表示2017年度以集体名义获得的奖杯类的第一件荣誉档案)

        第八条 荣誉档案按下列方式整理：

        (一)整理原则。荣誉档案一件为一卷，按荣誉档案形成时 间、类别分类整理编号，并做到目录与物品相符，物品与照片相符。

       (二)案卷编目。荣誉档案按类别分别编制案卷目录。案卷目录应写清每件荣誉档案的档号、荣誉名称、获奖集体(个人)、颁发时间、颁发单位。

        (三)整理。文件材料、奖状、证书类荣誉档案应在档案材 料右上角编写档号；奖杯将档号标签粘贴于杯底；奖章将档号标 签粘贴于实物的反面右下角；锦旗，抽去旗杆折叠成方型，粘贴上档号标签装入袋中保存。

        (四)荣誉档案分类存放，保持适宜的温湿度，定期除尘，放置防虫药具。

第九条 应归档的荣誉档案按要求移交学校档案馆，以学校 档案馆保存的荣誉档案为准，凡在规定时间内未向学校档案馆进 行荣誉档案归档的，视为获奖单位或个人主动放弃，在岗位聘用、 职称评定、年度考核、校内津贴分配、申报各类科研项目及科研 奖励分配工作中，若出具未在档案馆归档的荣誉材料，学校不予认可。以集体为获奖单位的实物及相关材料，有关部门不得私自留存保管，若因检查、评比等工作需要，归档后可办理借用手续。

第四章  附  则

       第十条 本办法由学校档案馆负责解释。

       第十一条  本办法自印发之日起施行。

                          华北水利水电大学校长办公室        2018年12月17日印发