立卷归档管理规定

为加强我校档案管理，提高归档案卷质量，使我校档案管理逐步步入正规化，特制订本规定：

一、校属各单位应根据《华北水利水电学院档案分类办法及归档范围》的要求收集、整理本部门档案资料。

二、对归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应收集齐全完整。

三、卷内文件应按时间顺序和重要程度排列，使卷内文件能组成一个互有联系的有机整体。一般每卷不超过200页。

四、每个案卷必须按照规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，没有责任者及日期的文件，要考证清楚后及时补上。

五、备考表内应填写文件材料说明、立卷人、检查人姓名，检查人是立卷单位负责人。

六、学校各部门（除学院）应当在次学年6月底前归档；各学院等应当在次学年寒假前归档；科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

七、归档时，要履行签字手续，填写移交清册，一式二份。写明案卷目录、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方必须签名并加盖公章。