电子公文归档管理暂行办法

第一条  为适应电子公文档案工作发展的需要，加强我校电子公文归档管理，实现我校档案业务建设各个环节的标准化和规范化，更好地开发利用信息资源，有效地为我校师生员工服务及对外服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局颁发的第6号令《电子公文归档管理暂行办法》精神特制定本办法。

第二条  本办法所称电子公文是指上级通过网上传输的文件资料和校属各单位、部门通过由校长办公室统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的学校文件、内部请示（报告）、情况简报及部分职能部门的文件等。

第三条  电子公文形成单位应指定专人负责本单位的电子公文归档工作，对电子公文进行收集、整理、归档，并向校档案馆移交。

第四条  电子公文应参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档，划定保管期限。

第五条  要求具有永久和长期保存价值的电子公文和上级来文中针对我校的指令性、指导性文件以及涉及我校的奖惩文件、重要的请示与批复等，电子公文与纸质文件必须同时归档。

第六条  下列具有有效凭证作用的原始文件资料，必须有纸质档案归档：历年的新生录取花名册，学生成绩及其他学籍资料，毕业证、学位证号登记，转学、休学、退学手续，学生奖、惩资料，财务账簿、记账凭证，土地使用证、房屋产权证，其他由校档案馆认定必须保存有纸质档案的文件资料。

第七条  电子公文的归档应与纸质档案同步进行。归档责任单位按有关规定与纸质档案一并向校档案馆移交。

第八条  校档案馆归档的电子公文应按照档案分类办法进行分类、整理、拷贝至耐久性好的载体上，一式三套。一套封存保管，一套异地保管，一套提供使用。

第九条  需要永久和长期保存的电子公文应在每一个存储载体中同时存有相同的符合规范要求的机读目录。电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第十条  超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照纸质文件的有关规定执行。

第十一条  本办法自发文之日起施行，未尽事宜参照国家档案局2003年7月颁布的第6号令执行。

第十二条  本办法由档案馆负责解释。