第一章 资产入账
一、资产入账标准
（一）固定资产和无形资产
固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在 1000 元以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资（单价200元及以上且单批次件数50件及以上），也作为固定资产管理。
无形资产是指学校所拥有的或控制的没有实物形态的可辨认且能为学校提供某种权利或创造价值的非货币性资产。主要包括：专利权、商标权、著作权、土地使用权、专有技术权（非专利技术权）、特许经营权、校名、校誉、商誉以及其他依照法律法规规定或按合同约定由学校享有的无财产及其权利等。学校冠名权视同商誉纳入无形资产范畴。实资产的形象权、不构成相关硬件不可缺少组成部分的应用软件及其他财产权利等作为无形资产管理。非大批量购入、单价小于1000元的无形资产无需入账。
（二）低值耐用品
指单价在人民币300元（含）以上、1000元（不含）以下，在使用过程中基本保持原有物质形态，能反复独立使用且使用期在一年以上的又不属于材料范围的用具物品，如低值仪器仪表、工具器具、量具、教具及办公、文体用品等。
二、资产入账流程
三、资产入账主要操作说明
（一）系统登陆
资产系统提供了三种登录途径：
1.通过学校主页下方公共服务→智慧校园登录；
2.通过国资处网站主页“国有资产管理系统”登录；
3.通过资产管理系统微信客户端进行登录（需关注国资处公众号并通过公众号下方的“资产管理”进行绑定），资产管理微信客户端只包含资产管理最常用功能。
注意：所有审核类业务都需要个人签章，可以通过电脑或微信客户端个人事务中的个人签章功能添加个人手写签名。所以，建议所有老师都提前添加个人签章。
（二）资产新建验收单填写
固定资产常见入账是设备和家具，操作基本一样，以设备入账为例进行说明。
1.新建验收单
点击入账管理，进入入账页面，点击“入账”。
在弹出的页面中，选择需要的分类，20万元及以上设备选择大型仪器设备。
资产系统提供了主要的引导说明。
2.上传验收单共用材料
为了减少材料的上传工作量，共用材料只需要在“验收单共用材料”上传一次，无需每条资产重复上传。
点击“上传材料”，点击上传页面相关类别分别上传材料，多页材料需合并成一个PDF文档上传，文档以材料类型命名。
上传材料时，如果同一类型材料有多个，可以选中多个一次上传，同类型的材料上传后自动归集到同一目录下。20万元以上的集中采购项目，验收材料需包含供应商验收申请、使用部门初步验收报告、正式验收申请、正式验收报告（含审批表）等全套材料。
3.填写资产卡片信息
（1）资产分类及名称填写
以设备资产入账为例，点开“资产名称”后的搜索标签。
输入要录入资产的关键字，通过检索关键字，选择相近的设备分类（部分条目“说明”中有详细设备分类说明）。
以空调为例，在左侧分类搜索框进行搜索及选择。
以空调为例，在右侧明细搜索框进行搜索及选择。
双击选择后，卡片中“财政分类号”等信息自动生成。
点击资产名称进行修改，将名称修改至与发票合同一致。
注：计算机必须选择准确的设备分类，计算机须选择台式或便携式（工作站和服务器不选择计算机，选择工作站或服务器的分类）。不含显示器的计算机主机，务必在“资产名称”中注明，未注明均默认含有显示器，并需在合同或发票中载明。
空调写清楚是壁挂式还是柜式。
通用办公设备、空调、家具必须选择具体财政分类，并对照《河南省省级行政事业单位通用资产配置标准（2023年版）》进行限额采购。有面积配置标准的，在备注说明面积；有职级配置标准的，在备注说明领用人职级。不按要求标注的予以退单。
为区别于一般购入应用软件、系统和平台，并落实科技成果单列管理制度，教师自己的科技成果类无形资产入账时，在资产名称后面加括号备注“单列”，如：尿酸智管-软著（单列）。
（2）型号、规格等信息，按照发票和合同内容详细填写。
（3）经费来源：以财务报账经费为准，通常情况经费号0—3开头为事业费，4开头为博士启动费，5开头为横向项目费，6—8为纵向项目费，由国资处统一采购的为设备费，其余大部分大多为事业费。不清楚经费来源性质的，可以咨询本部门财务秘书或财务处老师。
注：根据《河南省省级行政事业单位通用资产配置标准（2023年版）》要求，事业费购买资产受限额标准限制，其中台式计算机5000元，笔记本电脑6500元，事业费原则上不可购买平板电脑、电视机等带有娱乐性质的设备。
（4）“经费部门编号”“经费项目编号”：“经费部门编号”为财务报账系统经费号前四位，“经费项目编号”为财务报账系统经费号除去“经费部门编号”的后几位。
（5）管理人为院系管理员，也可指定其他人员，领用人为实际领用设备的人员，默认为录入人。
（6）资产卡片中红色*号项必须填写，填写时请把*号去掉，其余内容尽量完善，卡片中无法体现的需要注明的内容添加在备注中。
采购项目名称必须填写，20万元以下非集中采购项目编号无则不填，可只填写采购项目名称。对于零星采购，采购项目名称可填写“XX学院（部门名称）XXX（姓名）采购XXX”，如“国资处李栓柱采购台式计算机”。
（7）在下方“上传文件”中，将入账资产的独有的实物照片、比价说明、合同（验收单共用材料已上传无需重复）等材料，拍照原图上传，材料有多页时，合成一个pdf文件上传。
（8）设备卡片录入完成后，点击页面右上角【保存】。
如果资产数量大于1，资产系统入账时需要多选领用人和多选地点，操作如下：
多选页面如下：
如果领用人是多人，需要每个领用人分别登录系统进行确认。通过多选，实现对领用人和存放地点的精准管理。
（9）录入多条资产。同一张报账单、同一发票、同一领用人（数量大于1时可以是多个领用人）的多条资产，建议录入同一张资产验收单，上条资产编辑完点击保存后自动进入新的编辑页面，也可以点击【新建】，在当前卡片继续增加设备。可通过【复制信息】快速提取已录过的信息。
如果录入的资产信息有大部分相同，可以采取复制信息的方式快速填充相关基本信息，然后根据新增资产情况进行修改。每条录完都需要点击【保存】，所有信息检查无误，点击【提交审核】，完成卡片录入。每个验收单最多只能录入10条数据，超过10条会有提示。
4.家具类入账：家具入账与设备入账相似，家具分类较少，可直接在分类中选择相应类目后，回改资产名称与发票合同一致。办公家具对照《河南省省级行政事业单位通用资产配置标准（2023年版）》进行限额采购。
5.大型仪器设备类入账：按照目前学校标准，20万元以上设备录入大型仪器设备，尽量录入详细。大型仪器设备将来可能要加入共享，提供社会服务，详细的资料有助于今后的工作。
6.交通工具入账：交通工具特指各类用于交通的车辆，图书馆推书的小车、食堂推餐具的小车等均不能按照交通工具入账。
7.文物及陈列品类入账：指革命文物、历史文物、外国文物或陈列品等，用于观摩或实验的模型等应作为设备入账，而不是文物陈列品。文物及陈列品不计提折旧，所以一般不能进行资产处置。
8.低值耐用品入账：不满足设备/家具录入标准的资产（单价300-1000元的资产），录入低值耐用品条目，录入流程与设备家具相同。
9.材料和易耗品等不计入固定资产，无需录入资产系统。
（三）资产领用确认
验收单每条资产的领用人需要登录资产系统进行确认。
在示例中，有个台式计算机的领用人进行了多选，需要所有领用人都进行确认，在入账管理中点击上图中的“确认中”查看确认状态，可以提醒未确认人尽快确认。
（四）资产提交终审
国资处复审通过后，进入资产终审状态，操作如下图所示。
（五）资产验收单打印和下载
进入入账管理，找到已审核的需要打印的资产，点击选择，在右上方点击“查看”。
点击左上角“打印预览”。
大家可以根据需要导出电子版或者打印纸质版。财务报销需要带“国资处已审核”的验收单。
资产系统打印带水印的验收单需要安装Web打印服务C-Lodop，大家可以根据自己的电脑配置，下载安装。
https://www.lodop.net/download.html
四、资产报销填写
资产报销需要选择财务系统中的资产报销，我校资产系统和财务系统部分数据进行了对接，在资产报销入账页面输入上图中右上角的“验收单编号”（很多人容易错输成资产编号），点击搜索，验收单的相关数据会自动提取，既节省时间又提高精准度。在附件上传中，按照要求上传上面演示的验收单（很多人误传成资产卡片）。可以在资产报销单页面添加非资产报销内容（如合同中的低值耐用品等）。
单独低值耐用品报销不需要选择资产报销，根据经费性质和低值耐用品情况合理选择财务报销中的专用材料、其他、办公用品等科目。
五、特别说明
（一）严控资产配置需提交情况说明
电视机、空气净化器、平板电脑、玩具等非学校教学、科研、行政必需设备和家具，原则上不能购买，特殊情况确实需要购买的，需要提交情况说明，采购人和部门负责人签字，加盖部门公章，入账时经国资处审核，报销时经财务处审核。建议提前和两个部门分别进行沟通。
（二）规范签署意见
验收报告、比价说明等需要签署意见的，相关人员除签名外，必须明确意见，如“验收合格/通过”“同意采购”“同意验收组意见”“认可验收组意见”。没有明确意见的，予以退单。
（三）多页材料需合并成一个PDF文件
比价说明、验收材料、合同等可能有多页的材料，需要合并成一个PDF文件。
（四）验收单材料分类上传且必须清晰
所有上传材料要根据上传清单分类上传，不能传错类别，比如把合同传到发票栏目、把验收报告传到合同中。如果传错类别，审核时因在该类别中找不到对应材料会予以退单。
上传的材料必须清晰，因材料不清楚、难以辨认信息的，一律予以退单。在上传材料时，尽量用原图，扫描时用比较专业的软件（如扫描王），华为手机推荐使用自带的文档扫描功能，扫描后自己先查看图片是否清晰可读。
（五）资产标签粘贴规范
固定资产分类中房屋及构筑物、文物及陈列品、图书资料等特殊资产、无形资产可以不贴标签，除上述情况外的固定资产均需粘贴标签。
（六）部分资产需要额外备注说明或标明
“空调”资产名称需注明柜式/壁挂式，并备注房间面积。
“台式机/工作站”默认含主机和显示器，如只有单件需在资产名称中写清楚（如“台式机主机”）。
“办公桌/办公椅/文件柜”需写清楚实际使用人及职务级别（如处级以下/处级/厅局级）。
（七）采购合同安装费单列的处理
部分采购合同把安装费单列，造成入账时不容易处理或者忘记分摊到资产上。按照政府会计准则3号-固定资产“第九条 政府会计主体外购的固定资产，其成本包括购买价款、相关税费以及固定资产交付使用前所发生的可归属于该项资产的运输费、装卸费、安装费和专业人员服务费等。”
建议签合同时，其他费用不要单列，确实必要单列时，入账时需要根据情况分摊到资产上。
（八）横向项目形成的资产是否入学校资产账
根据国有资产管理办法，只有归属于学校的资产才能入资产账。签订横向项目合同时，要在合同中对项目所形成的资产（含知识产权类）的归属问题予以明确，归属于委托方的资产无需也不能入学校资产账，老师在进行财务报销时，请附上合同并予以备注说明资产归属情况。
六、入账常见错误案例
（一）入账时资产名称填写不规范
问题表现：比如单独买的电脑配件资产名称没有注明“台式计算机主机/台式电脑主机”，空调没有注明是柜机和挂机。
正确做法：单独买的主机或显示器需要写清楚是主机还是显示器。资产名称应和发票、合同保持一致。
（二）经费信息前后不一致
问题表现：个别老师授权学生入账，学生对经费编号情况不太了解，凭自己的主观理解填写，在填写经费来源和经费部门编号时容易出错。
正确做法：详细告知经费信息，确保经费来源与“经费部门编号”和“经费项目编号”一致（例如经费来源是博士启动费，经费部门编号是4001，项目编号是4开头）。超长期国债和“双一流”学科建设经费属于事业费。
（三）固定资产入账没有上传增值税专用发票
问题表现：个别老师办理固定资产入账时，上传的是普通发票。
正确做法：在采购前向供货方明确需要开具增值税专用发票，并在合同中予以约定，按要求在资产系统上传增值税专用发票。
如果供应商没有开具增值税发票资质，可以告诉供应商请税务局代开。
无形资产、进口设备、图书、被服装具、低值耐用品可普票。
（四）缺少验收报告或不符合要求
问题表现：老师少传验收报告，或者验收报告没有明确写明结论（通过/不通过、合格/不合格）。
正确做法：（1）为确保供方按要求进行供货，维护我校权益，避免利用虚假合同套取资金，在办理资产入账时按要求上传签字盖章的验收报告。
（2）验收报告明确验收结论，不能仅写“同意”“无意见”或空白。
（五）单价和数量录入错误
问题表现：入账的数量和单价与发票、合同不一致，有优惠时依然按照原价录入。
正确做法：入账的数量、单价信息应与发票、合同保持一致。采购人应严格督促供方按照合同约定履约，如因供方违约、项目资金缩减等特殊原因造成实际供货与合同约定不一致的，需要附相关补充协议、判决书等支撑材料。
实际采购有优惠时，一定要按照实际支付金额录入。
（六）材料时间关系错乱
问题表现：验收单日期早于合同签订日期、发票开具时间早于合同、外采说明（比价说明）晚于合同等。如下所示的案例，合同签订于2025年9月3日，但验收单上显示到货日期为9月2日。
正确做法：按照程序进行采购，主要环节顺序是落实资金、调研比价、签订合同、验收、入账付款。
（七）使用年限手动删除
问题表现：资产选择后，会自动带入使用年限，但手动把使用年限删除。
正确做法：请勿删除使用年限。
（八）合同不规范
问题表现：缺少签字和日期、金额错误。
正确做法：签署合同时认真检查，确保签字、日期完整，内容无误。
（九）规格型号填写不规范
问题表现：没有按照合同和发票所列内容正确填写。
正确做法：按照合同和发票所列内容正确填写。
（十）内外比价直接采购填写不合理
问题表现：内外比价材料问题较多，主要有用网上商城采购最高价对比、没有和外部商家比、部门负责人没有签署意见、比价结论错误等。
正确做法：通用资产先在河南省网上商城查询价格区间和成交记录，选择商家进行议价，在河南省网上商城外平台或线下门店进行询价，进行对比，选择合适供应商。
不想比价的可以在网上商城选择电子竞价和反拍。
建议采用国资处发布的参考格式写比价说明和外采说明。
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