第一条为规范学校基建工程档案资料的管理，根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《高等学校档案管理办法》，结合学校实际，制定本办法。
第二条 学校基建处负责基建工程档案资料的收集、立卷和归档工作，配备专职档案管理人员。
第三条 学校将基建工程档案资料工作纳入基建规划、计划、管理制度和基建工作人员职责范围之中，做到建设项目一开始就与档案工作同步进行；工程建设过程中，与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程验收时，与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
第四条 归档的基建工程档案资料应当对学校当前与长远工作具有参考价值和佐证作用；反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统；遵循其自然形成规律，保持其有机联系与实物完全一致并具有成套性。
第五条 凡建筑单体、场地、交通、道路、水系等新建、改建、扩建项目建设期间的资料，均属于基建工程技术资料的归档范围。
第六条 基建工程技术资料归档主要包括：建设前期的可行性报告、政府批复文件、总体规划方案、单体设计方案、施工图设计、合同、中标通知书、中标单位投标文件、招标文件，施工过程中的设计变更、材料设备认价单、工程量签证和会议记录，完工后的竣工资料和结算资料等。
归档的重点是包括竣工图在内的全套图纸等项目建设各个阶段形成的不同载体的材料。
第七条 基建项目承包给外单位的，由学校基建处负责督促承包单位收集、整理相关的基建资料，在竣工时经监理及业主代表验收通过后，向学校基建处提交完整、准确、系统的基建工程技术资料、材料。施工单位在提交工程决算时，应当持有基建处出具的归档验收证明，否则学校不予受理工程决算和支付工程尾款。
第八条 归档的基建工程技术资料应当是原件，使用复印件的，应当说明原件存放地点。
归档资料应当格式统一、字迹工整、图像清晰，不得使用铅笔、圆珠笔或者复写纸。归档的底图，格式应当按照国家制图标准绘制完成；归档的蓝图，规格应当符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。
第九条 学校各职能部门在所分管工作结束后，均应当主动将工程技术资料提交学校基建处,并按照规定办理资料交接手续。学校基建处应当将有关技术资料及时收集归档，把好文件资料质量关，做好档案保护工作，确保档案安全，不得丢失或者混乱归档。
第十条 学校基建处应当根据基建工程技术资料的形成规律，按照建设项目组卷，一项一卷或者若干卷。管理性文件作为整个项目的首卷，其资料按文件性质分别组卷。
第十一条 基建工程技术归档资料，应当按照正件在前附件在后，复印件在前原件在后，批复在前请示在后的顺序排列。图纸应当按照地质图、初步设计图、建施图、结施图、水电施图、暖通图、变更图的类别序号排列。
第十二条 基建工程技术资料应当采用卷盒方式保管。蓝图以手风琴式折叠成四号图纸的规格。
第十三条 基建工程技术资料应当实行电子化管理。设计方应当将设计文本、规划方案、设计方案、施工图设计图纸等资料刻录成光盘提交给学校基建处进行归档。学校基建处对已收集成册的资料进行分类、整理、编号后，输入计算机，实行档案电子化管理。
第十四条 基建工程技术资料归档后，在改建、维修中所产生的基建资料，相关部门应当及时整理，相关项目业主代表负责向学校基建处（档案馆）补充归档。对已归档的基建工程资料未经批准不得更改。
第十五条 各项工程有关基建资料应当进行备份，以供存档使用。
第十六条 已归档的基建资料，可以查阅，原则上不得借出；确需借出的，需经基建处批准并办理相关手续，限期交还；需要复印的，需经基建处同意。
第十七条 学校基建处应当在每年6月30日之前将上一年度形成的基建工程档案，按照相关要求整理、立卷、归档完毕，并向学校档案馆移交。学校档案馆应当在档案管理业务方面对基建工程档案资料归档工作进行指导与培训。
第十八条 借阅存放在学校档案馆的基建工程档案，按照学校档案管理办法有关规定执行。
第十九条 本办法由学校基建处负责解释。
